Droits et démarches pour les entreprises

Fiche pratique

Déclaration sociale nominative (DSN)

Vérifié le 06 février 2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Mise en œuvre progressivement depuis 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) est généralisée depuis le 1er janvier 2019. Elle remplace dans la plupart des cas la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) et est le moyen de transmission des données des employeurs pour déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux.

La DSN est un fichier mensuel produit à partir de la paie. Il est destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées. Elle remplace l'ensemble des déclarations périodiques et diverses formalités administratives adressées par les employeurs à une diversité d'acteurs (CPAM, Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses des régimes spéciaux notamment).

La DSN concerne les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de Sécurité sociale employant des salariés. Pour une entreprise avec plusieurs établissements, une DSN est nécessaire pour chaque établissement "employeur" disposant d'un numéro SIRET propre.

Les employeurs qui ne sont pas concernés par la DSN et qui devront déposer une déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U) sont :

- les employeurs entrés en DSN employant des populations hors périmètre DSN ;

- les particuliers employeurs ;

- les employeurs de la fonction publique ;

- les entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d'Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET notamment) ;

- les établissements nouvellement entrés en DSN n'ayant pas pu transmettre les données des organismes complémentaires en DSN.

 Attention :

le déclarant doit transmettre et/ou régulariser l'ensemble de ses données via la DSN. Il ne peut pas contourner cette obligation en utilisant l'ancienne DADS-U.

Période de déclaration

La DSN doit être souscrite durant le mois suivant la période d'emploi rémunérée :

  • au plus tard le 5 du mois pour les employeurs d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail ;
  • au plus tard le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés).

La DSN est transmise mensuellement et le paiement des cotisations est mensuel.

Il n'est plus nécessaire de produire le tableau récapitulatif annuel Urssaf : les régularisations doivent désormais être effectuées au sein des DSN mensuelles. Si un événement (arrêt de travail ou fin de contrat de travail par exemple) survient au cours du mois, l'employeur doit le signaler via la DSN.

 À noter

depuis le 1er janvier 2018, l'application des taux et plafonds d'un mois sont ceux de la période d'activité, même en cas de versement du salaire le mois suivant.

Mode de déclaration

Pour effectuer la DSN, l'employeur a 3 options possibles :

  • l'effectuer lui-même sur le site net-entreprises.fr ou via le logiciel de paie compatible (il est possible de donner un accès à certains salariés, comme ceux en charge des ressources humaines, pour leur permettre d'envoyer la DSN) ;
  • la confier à un tiers (par exemple à un expert-comptable) ;
  • réaliser lui-même certaines déclarations et confier les autres déclarations à un tiers.

Ensuite, l'employeur doit veiller à consulter son tableau de bord pour consulter les éventuels retours de l'administration.

Les logiciels de paie compatibles permettent de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN.

S'il n'a pas de logiciel de paie, l'employeur peut adhérer à l'une des offres suivantes :

  • izilio BTP, solution à destination des entreprises du BTP et de leurs tiers déclarants ;
  • izilio guichet professionnel, solution à destination des entreprises du spectacle vivant, de l'audiovisuel et du cinéma ;
  • chèque emploi associatif (CEA), dispositif à l'attention des associations à but non lucratif ou de fondations, de moins de 20 salariés ;
  • impact emploi association, dispositif à l'attention des associations (sportive, artistique, animation, familles rurales) comptant au plus 9 équivalents temps plein.

Salariés du régime général

  • Échéances de déclaration et de paiement DSN

    Effectif de l'entreprise

    Date de paiement des salaires

    Date limite de transmission DSN

    Date limite de versement des cotisations sociales

    Moins de 50 salariés

    Quelle que soit la date

    Le 15 du mois M+1

    Le 15 du mois M+1

    (sauf option exercée avant le 31 décembre 2017 pour exigibilité trimestrielle en 2018)

    Moins de 11 salariés ayant opté pour une exigibilité trimestrielle

    Le 15 du 1er mois du trimestre qui suit

     À noter

    depuis le 1er janvier 2018, les employeurs occupant moins de 11 salariés et qui en avaient fait la demande avant le 31 décembre 2017 peuvent conserver le paiement trimestriel.

  • Échéances de déclaration et de paiement DSN

    Effectif de l'entreprise

    Date de paiement des salaires

    Date limite de transmission DSN

    Date limite de versement des cotisations sociales

    50 salariés et plus

    Mois M

    Le 5 du mois M+1

    Le 5 du mois M+1

    Mois M+1

    Le 15 du mois M+1

    Le 15 du mois M+1

  • Des règles particulières concernent certains employeurs qui pratiquaient le décalage de paie au 24 novembre 2016. Un calendrier transitoire est prévu de 2018 à 2020 pour les dates de paiement dérogatoires.

    Exemple : une entreprise de 15 salariés devra verser ses cotisations sociales au plus tard le 5 avril 2018 pour le travail effectué en février 2018 et rémunéré entre le 11 et le 31 mars 2018.

    Échéances de déclaration et de paiement DSN

    Employeurs concernés

    Date limite de transmission DSN

    Date limite de versement des cotisations sociales

    Période d'emploi 2018

    Période d'emploi 2019

    Période d'emploi 2020

    Employeurs de plus de 9 salariés et moins de 50 salariés dont la date de paiement des salaires est effectuée de manière définitive après le 10e jour du mois suivant la période de travail à laquelle se rapporte le versement des rémunérations

    Le 15 du mois M+1

    Au plus tard le 5 du mois M+2 suivant la période de travail

    Au plus tard le 25 du mois M+1 suivant la période de travail

    Au plus tard le 20 du mois M+1 suivant la période de travail

    Employeurs de 50 salariés et plus dont la date de paiement des salaires est effectuée de manière définitive entre le 21e jour et la fin du mois suivant la période de travail à laquelle se rapporte le versement des rémunérations

    Au plus tard la fin du mois suivant la période de travail

    Au plus tard le 25 du mois M+1 suivant la période de travail

    Au plus tard le 20 du mois M+1 suivant la période de travail

     Attention :

    les entreprises qui ne pratiquaient pas le décalage de paie avant le 24 novembre 2016 ne peuvent pas bénéficier de ce calendrier transitoire.

  • Lorsque les salariés sont également affiliés à un régime spécial pour lequel les dates d'échéance sont antérieures au 5 ou 15, les dates d'échéance pour la DSN et le paiement des cotisations aux Urssaf et CGSS sont alignées sur celles en vigueur dans ce régime spécial. C'est le cas des employeurs de salariés affiliés à la CRPCEN qui déclarent et versent les cotisations le 5 du mois M+1.

Salariés du régime agricole

La DSN remplace la déclaration trimestrielle des salaires (DTS) et le bordereau de versement mensuel (BVM). Les dates de paiement varient selon l'effectif annuel moyen de l'entreprise ou de l'exploitation agricole (au 31 décembre de l'année précédente) et de la date de versement des salaires.

  • Échéances de déclaration et de paiement DSN

    Effectif de l'entreprise

    Date de paiement du salaire

    Date limite de transmission DSN

    Date limite de versement des cotisations sociales

    Moins de 11 salariés

    Au plus tard le 10 du mois M+1

    15 du mois M+1

    Le 15 du mois M+1

    (Sauf option pour un versement trimestriel des cotisations : dans ce cas, le 15 du mois M+1 suivant le trimestre d'emploi)

    Entre le 11 et la fin du mois M+1

    15 du mois M+1

    Calendrier transitoire 2018-2021

    (arrêté à paraître)

      À savoir

    depuis le 1er janvier 2018, les employeurs occupant moins de 11 salariés, et qui en avaient fait la demande avant le 31 décembre 2017 peuvent conserver le paiement trimestriel.

  • Échéances de déclaration et de paiement DSN

    Effectif de l'entreprise

    Date de paiement du salaire

    Date limite de transmission DSN

    Date limite de versement des cotisations sociales

    11 à 49 salariés

    Au plus tard le 10 du mois M+1

    15 du mois M+1

    15 du mois M+1

    Entre le 11 et la fin du mois M+1

    15 du mois M+1

    Calendrier transitoire 2018-2021

    (arrêté à paraître)

  • Échéances de déclaration et de paiement DSN

    Effectif de l'entreprise

    Date de paiement du salaire

    Date limite de transmission DSN

    Date limite de versement des cotisations sociales

    50 salariés et plus

    Mois M

    5 du mois M+1

    5 du mois M+1

    Entre le 1er et le 20 du mois M+1

    15 du mois M+1

    15 du mois M+1

    Entre le 21 et la fin du mois M+1

    15 du mois M+1

    Calendrier transitoire

    2018-2021

    (arrêté à paraître)

La tolérance accordée au 1er trimestre 2017 aux employeurs qui rencontraient des difficultés à démarrer en DSN n'est plus appliquée depuis la paie du mois de mai 2017.

Non production de DSN

Les employeurs qui n'utilisent pas la DSN pour déclarer leurs obligations sociales encourent une pénalité de 16,89 € par salarié :

a) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l'obligation anticipée d'effectuer la DSN :

- montant plafonné à 10 000 € si l'entreprise emploie au moins 2 000 salariés ;

- montant plafonné à 750 € par entreprise si l'entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés.

b) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative :

- montant plafonné à 750 € par entreprise et par mois

Retard de production

Les entreprises qui ne produisent pas la DSN dans les délais encourent une pénalité de 51 € par salarié et assimilé. Cette pénalité s'applique pour chaque mois ou fraction de mois de retard, calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

Ce montant est plafonné à 5 066 € par entreprise et par an, si le retard de production est inférieur ou égal à 5 jours.

Omission dans les déclarations

a) omission de salariés ou assimilés

L'employeur qui omet de déclarer des salariés ou assimilés encourt une pénalité de 51 € par salarié et par mois ou fraction de mois de retard.

Ce montant est plafonné à 5 066 € par entreprise et par an, si le retard de production est inférieur ou égal à 5 jours.

La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.

b) dans les autres cas

l'employeur encourt une pénalité de 16,89 € pour les données omises, par salarié ou pour les données manquantes permettant d'identifier l'employeur.

Cette pénalité ne s'applique pas en cas de régularisation par l'employeur dans les 30 jours suivant la transmission de la déclaration.

Inexactitude dans les déclarations

a) rémunérations déclarées ayant pour effet de réduire le montant des cotisations dues

dans ce cas, l'employeur encourt une pénalité de 33,77 € par salarié et assimilé.

b) autres cas

Dans les autres cas, l'employeur qui omet des données ou donne des informations inexactes dans la déclaration encourt une pénalité égale à 11,15 €. Pour éviter la pénalité, l'employeur dispose de 30 jours suivant la transmission de la déclaration pour régulariser.

L'employeur peut demander la remise automatique et gracieuse des majorations et des pénalités de retard s'il respecte les conditions suivantes :

  • pas d'infraction au cours des 24 derniers mois ;
  • le montant des majorations et pénalités est inférieur à 3 377 € ;
  • le cotisant a réglé les cotisations et fourni la DSN.

La demande de remise gracieuse doit avoir lieu après le règlement de la totalité des cotisations.

les DSN envoyées mensuellement par les employeurs comportent les données individuelles des salariés.

Pôle Emploi est destinataire des informations relatives aux contrats des salariés. Parmi celles-ci, Pôle Emploi reçoit les éléments suivants :

  • identité du salarié ;
  • identité de l'entreprise ;
  • type de contrat de travail ;
  • numéro de contrat ;
  • date de début du contrat ;
  • Couverture ou non de l'assurance-chômage.

Les événements « fins de contrat de travail » doivent être signalés par l'employeur via la DSN dans les 5 jours ouvrés.

A l'issue, Pôle emploi génère une attestation d'employeur rematérialisée (AER) récapitulant les informations apportées par la DSN.

Ensuite, l'employeur doit consulter son tableau de bord DSN (sur net-entreprises.fr) pour télécharger l'AER, la signer et la remettre au salarié.

 Attention :

les employeurs qui ne passent pas obligatoirement par la DSN doivent continuer à transmettre l'attestation au salarié.

La DSN permettra la mise en place du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu, effectif au 1er janvier 2019 : certaines données seront ajoutées à la DSN mensuelle. L'assiette du calcul du prélèvement à la source sera le salaire net imposable, d'ores et déjà calculé par les logiciels de paie et indiqué sur les bulletins mensuels de paie.

La direction générale des finances publiques (DGFiP) transmettra par voie dématérialisée le taux de prélèvement à appliquer. L'entreprise versera ensuite le montant correspondant à l'administration fiscale, mensuellement (ou par trimestre pour les TPE concernées).